Labpro ver. AC/MR - Gestione utenti e autorizzazioni di accesso

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Premessa

La gestione degli utenti che accedono all'applicativo ha implicazioni in varie fasi del software, in particolare:

Possono essere impostate delle restrizioni di accesso ai menù dell'applicativo in relazione alle autorizzazioni previste dal laboratorio

Le funzioni "tecniche" di laboratorio (stampa dei fogli di lavoro e inserimento risultati) possono essere vincolate all'appartenenza del personale tecnico ad una specifica area

In varie procedure vengono registrati gli accessi da parte degli utenti (ad esempio nel log della registrazione risultati sui Rapporti di Prova, registrazione delle non conformità, inserimento di ordini di acquisto magazzino ecc..)

Le autorizzazioni di accesso e la registrazione di alcune attività sono anche previste dalla normativa ISO/IEC 17025 - Requisiti generali per la competenza dei laboratori di prova e di taratura

ISO/IEC 17025 4.13.1.4

Il laboratorio deve disporre di procedure per proteggere e salvaguardare le registrazioni conservate su sistemi informatici come copie di sicurezza e per prevenire l’accesso o modifiche non autorizzate di tali registrazioni.

ISO/IEC 17025 4.13.2

Registrazioni tecniche. .... Le registrazioni devono includere l’identità del personale responsabile per il campionamento, per l’esecuzione di ogni prova e/o taratura e per la verifica dei risultati.

ISO/IEC 17025 4.13.2.3

Quando si verificano errori nelle registrazioni, ciascun errore deve essere barrato, non deve essere cancellato, reso illeggibile o eliminato, ed il valore corretto deve essere riportato a lato. Tutte le modifiche di questo tipo apportate alle registrazioni devono essere firmate o siglate dalla persona che esegue le correzioni. Nel caso di registrazioni conservate elettronicamente, devono essere adottate misure equivalenti per evitare la perdita o la modifica dei dati originali.

Gli utenti che utilizzeranno l'applicativo devono essere inseriti dal menù Modulo Base >> Gestione Utenti >> Gestione utenti, indicando Userid, nominativo e password (campi obbligatori) ed eventualmente titolo (sarà visualizzato nei Rapporti di Prova standard), firma digitalizzata (immagine, utilizzabile eventualmente anche per il timbro personale) ed e-mail. Userid e password saranno le credenziali per l'accesso all'applicativo.

1— Utenti e restrizioni di accesso ai menù dell'applicativo

Per ogni menù è possibile impostare una restrizione di accesso, definendo o gli specifici utenti o i gruppi di utenti che saranno gli unici a potervi accedere .La funzionalità è utilizzabile anche solo per alcuni menù (ad esempio l'inserimento dei risultati delle analisi, la definizione dell'anagrafica delle prove ecc..). Per effettuare questa impostazione:

Effettuare la Log-in al programma come utente admin

Per effettuare le procedure sotto descritte occorre effettuare la login a sistema come utente admin (password iniziale admin, successivamente modificabile dal cliente), infatti solo tale utente è abilitato ad effettuare queste impostazioni

Posizionarsi su una voce del menù ad albero a cui si vuole limitare gli accessi degli utenti e cliccare con il tasto destro del mouse

Nell'esempio ci siamo posizionati sulla voce di menù Rapporti di Prova >> Inserimento (da cui dipendono i menù Inserimento per Analisi, Inserimento per Campione); in questo caso le impostazioni di accesso relative al menù inserimento verranno applicate anche ai menù sottostanti (inserimento per analisi e per campione; nel caso in cui si vogliano fare impostazioni relative, ad esempio, al solo menù di inserimento per campione posizionarsi sulla riga specifica.

Comparirà la maschera sotto riportata

L'accesso a specifiche maschere può essere riservato a:

GRUPPI

Per limitare l'accesso a solo uno o più GRUPPI di utenti fare doppio clic su una voce dei gruppi (riquadro a destra); il singolo utente potrà essere abbinato al gruppo di appartenenza dal menù Modulo Base >> Gestione Utenti >> Gestione utenti, scheda GRUPPI.

SINGOLI UTENTI

Per limitare l'accesso a solo uno o più utenti fare doppio clic su una voce degli utenti (riquadro a sinistra)

COMBINATO

E' possibile anche combinare l'accesso di GRUPPI e SINGOLI UTENTI, cliccando prima su una voce e poi su un'altra;

Qualora l'accesso non venga riservato a specifici utenti/gruppi di utenti il menù sarà accessibile a TUTTI gli utenti.

Nell'esempio abbiamo riservato l'accesso al menù a [mcn] - singolo utente e [NO_RES] - gruppo di utenti
Avendo effettuato l'impostazione sopra esemplificata l'utente "lab" a cui non è stato concesso l'accesso al menù, cliccando sul menù Rapporti di Prova, si troverà inibito l'accesso a tutti i menù dipendenti dal nodo dell'albero (si veda maschera sotto riportata).

2— Utenti e accesso selettivo in relazione alla responsabilità (registrazioni tecniche)

Quanto detto nel presente paragrafo si applica al prodotto LabPro ver AC - LIMS

Per quanto riguarda le "Registrazioni tecniche", ovvero la visualizzazione e stampa dei fogli di lavoro e l'inserimento dei risultati nelle analisi richieste sui campioni, è possibile impostare un accesso selettivo degli utenti in relazione alle specifiche aree di responsabilità.

Per attivare queste impostazioni occorre:

Impostare "Assegnazione utenti vincolata alla categoria analisi"

In Gestione Applicativo >> Impostazioni applicativo fleggare su "Assegnazione utenti vincolata alla categoria analisi".

Definire le Categorie Analisi

In Tabelle di Base >> Gestione Analisi >> Categorie; le categorie analisi costituiranno una segregazione funzionale delle aree tecniche di laboratorio (es. chimiche, biologiche ecc)

Associare gli utenti alle aree tecniche di laboratorio

In Gestione Utenti >> Gestione Utenti >> scheda Categorie assegnare l'utente ad una o più categorie di analisi (vedi maschera sotto riportata)

Associare alle singole analisi la categoria di appartenenza

in Tabelle di Base >> Gestione Analisi >> Anagrafica

Gli utenti abilitati all'esecuzione dell'analisi/prova sono visualizzabile anche dall'anagrafica analisi

Utenti responsabili per la verifica dei risultati

Oltre agli utenti abilitati all'esecuzione della prova, vi sono 2 livelli di utenti responsabili per la verifica dei risultati:

Responsabile Analisi sul campione

E' l'utente indicato come tale sull'accettazione del campione; in Anagrafica Utenti vengono indicati gli utenti che possono essere Responsabili Analisi sul campione ed, eventualmente, quello di default.

Responsabile Tecnico di laboratorio

Indicato in Anagrafica Utenti

Risultato finale impostazioni

Le conseguenze di questa impostazione sulle varie funzioni del programma, in relazione all'utente connesso, sono di seguito evidenziate:

STAMPA FOGLIO DI LAVORO PER CAMPIONE

Direttore tecnico: i fogli di lavoro da lui stampati contengono tutte le analisi
Responsabile analisi (definito in accettazione - responsabile delegato per il Rapporto di Prova):i fogli di lavoro da lui stampati, relativi ai campioni che gli sono stati assegnati in accettazione, contengono tutte le analisi
Utente con categorie analisi assegnate: i fogli di lavoro da lui stampati contengono solo le analisi appartenenti alla/alle categorie a lui assegnate e le analisi a cui non è stata assegnata alcuna categoria
Utente senza categorie assegnate: I fogli di lavoro da lui stampati non contengono alcuna analisi

FOGLIO DI LAVORO AGGREGATO:

Definizione del quadro: durante la definizione del quadro è obbligatorio specificare la categoria e scegliere tra le analisi con tale categoria (ovvero quelle mostrate nel riquadro). Non si possono aggiungere le analisi con categoria diversa o con categoria non definita.
Stampa del quadro: Nella stampa l'utente può stampare solo i quadri con categoria tra quelle dell'utente. Il direttore tecnico vede e stampa tutti i quadri.

INSERIMENTO PER ANALISI e PER CAMPIONE:

Direttore tecnico: vede tutti i rdp e tutte le analisi
Responsabile analisi (definito in accettazione - responsabile delegato per il Rapporto di Prova):vede tutte le analisi dei Rapporti di Prova a lui assegnati
Utente con categorie analisi assegnate: Vede tutte le analisi appartenenti alla/alle categorie a lui assegnate e le analisi a cui non è stata assegnata alcuna categoria
Utente senza categorie assegnate: Non vede alcuna analisi sui campioni

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