Labpro ver. 5.0 STD/MDL/PLB - La Definizione dell'agenda appuntamenti medici specialistici

L'utilizzo dell'Agenda Appuntamenti si basa su una serie di informazioni definite nelle Tabelle di Base

Flusso operativo definizioni tabelle di base
Descrizione Fase	Menu
1 - Definizione delle prestazioni specialistiche	Tabelle di Base >> Gestione analisi
2 - Definizione dei medici specialistici	Tabelle di Base >> Medici
3 - Definizione della "settimana tipo"	Tabelle di Base >> Medici
4 - Assegnazione della stanza (opzionale)	Tabelle di Base >> Medici
5 - Definizione di "Indisponibilità" e "disponibilità extra"	Tabelle di Base >> Medici

1 - Definizione delle prestazioni specialistiche (Tabelle di Base >> Gestione analisi)

Per poter associare all'anagrafica medico le prestazioni specialistiche erogate dal medico occorre primariamente definire tali prestazioni. La molteplicità dei parametri presenti in Anagrafica Analisi sono destinati a gestire varie tipologie di prestazioni sanitarie (es. prestazioni specialistiche, ma anche esami di laboratorio), pertanto qui elencheremo solo i parametri rilevanti per il successivo utilizzo dell'Agenda Appuntamenti.

L'inserimento in anagrafica analisi di una prestazione specialistica prevede la compilazione di:

Scheda Dati Di Base: compilare almeno i dati obbligatori (evidenziati in giallo): codice (numerico e univoco), descrizione prestazione e descrizione breve (alfanumerica e univoca); in caso di prestazione erogabile nell'ambito del SSN indicare anche il prezzo della prestazione per tale servizio. Per prestazioni erogate solo privatamente è possibile lasciare il valore a zero.
Scheda MDL/Fatturazione: fleggare la prestazione come "Prestazione Specialistica"; se la prestazione non viene indicata come tale non sarà visibile dall'anagrafica medico:

Altri elementi che possono essere definiti sulla prestazione specialistica

Tipo Risultato

Alla prestazione specialistica è possibile associare un "Tipo Risultato" definito. In questo modo è possibile crearsi una serie di testi "giuda" o esempio di refertazione da utilizzarsi nell'inserimento risultati per la prestazione specialistica.

Vedi Tabelle Base >> Risultati predefiniti per Tipo

Note prenotazione

E' possibile richiamare (o creare con il tasto Nuovo) un testo da inserire in automatico nella scheda che potrà essere consegnata o inviata per e-mail al paziente al momento della prenotazione.

Prezzo prestazione privata (fatturazione della struttura)

Il tasto richiama i listini prezzi (privati) definiti sulla struttura. E' possibile richiamare il listino voluto e inserire il prezzo della prestazione

2 - Definizione dei medici specialistici (Tabelle di Base >> Medici)

Il secondo step è l'inserimento in Anagrafica dei Medici che operano nell'ambito della struttura e per i quali si vuole gestire l'Agenda Prenotazioni.

L'inserimento del medico in anagrafica prevede la compilazione di:

Scheda Dati Anagrafici: inserire almeno i dati obbligatori (codice e nominativo) e fleggare il medico come "Medico Specialista"; se il medico non viene indicato come tale la sua Agenda Appuntamenti non verrà creata.

Compilare la sezione Prestazioni del Medico: inserire codice prestazione, Prezzo (in valore assoluto o in %) e durata;
Prezzo / % = i due campi sono alternativi e rappresentano il compenso del medico per la prestazione; il campo prezzo potrà essere compilato con un valore assoluto (€) ed il campo % con un numero rappresentante la % di competenza del medico rispetto al prezzo praticato al paziente finale; nel caso in cui il medico effettui direttamente la fatturazione al paziente finale il campo Prezzo sarà il valore della prestazione fatturato.

Durata = tempo previsto per l’erogazione della prestazione; se non compilato verrà utilizzata la durata standard prevista per l’agenda.

Per gestire l’agenda del medico non è necessario compilare la scheda delle sue prestazioni poichè le prenotazioni possono essere registrate anche senza indicazione delle prestazioni da erogare. Qualora vengano inserite delle prestazioni specifiche queste potranno essere utilizzate al momento della prenotazione e se selezionate:

compariranno nell’agenda del medico (sia a video che stampata)
qualora sia indicata una durata maggiore da quella prevista dallo spazio/agenda verrà ridotto lo spazio successivo (se capiente)
qualora sia indicata una durata minore da quella prevista dallo spazio/agenda verrà creato uno spazio aggiuntivo per la differenza.
Sarà possibile ottenere la stampa riepilogativa delle “Prestazioni medico specialista” a fini statistici e amministrativi qualora l’accettazione venga creata dalla prenotazione. Se effettuata invece un’accettazione per una prestazione non prenotata il medico specialista potrà essere indicato in accettazione sulla riga della prestazione a lui associata

Altri elementi che possono essere definiti in Anagrafica Medico (Scheda Dati Aggiuntivi)

Invio Agenda

Fleggando i rispettivi campi sarà possibile inviare al medico l'agenda per e-mail e/o inviare un SMS riepilogativo delle prestazioni prenotate (N° prenotazioni, ora prima prenotazione e ora ultima prenotazione). Verranno utilizzati indirizzo e-mail e numero di cellulare qui riportato.

Fatturazione delle prestazioni da parte della struttura o del medico (Scheda Fatturazione Prestazioni)

Qualora le prestazioni erogate dal medico vengano fatturate dallo stesso e la struttura sia tenuta a gestire la riscossione accentrata (L.296/2006), sarà necessario fleggare il campo sotto indicato in Anagrafica Medico, scheda Fatturazione Prestazioni.

Nella scheda sarà possibile indicare:

Numeratore gestito dal sistema: Se fleggato la numerazione sarà attribuita in fase di emissione fattura del medico; altrimenti l'utente inserirà manualmente il numero fattura emessa dal medico;
Codice Iva prestazioni: indicare (eventualmente) un codice iva per le prestazioni del medico; se non indicato verrà utilizzato il codice iva di default (definito in Fatturazione >> Codici IVA)
Addebito Marca da Bollo (fleggare per addebitare; i parametri per il calcolo saranno quelli definiti in Fatture >> Impostazioni); codice Iva Marca da Bollo (se non indicato verrà utilizzato il codice iva definito in Fatture >> Impostazioni;
Consenti Accettazione pazienti da poliambulatorio; fleggare per permettere l'accettazione del paziente da parte del poliambulatorio; in caso di fattura emessa dal medico l'accettazione sarà necessaria solo per procedere alla refertazione del paziente.
Listino per accettazioni pazienti fatturate dal medico (obbligatorio se fleggato il campo sopra); se la prestazione viene fatturata integralmente dal medico il listino creato non avrà prestazioni valorizzate (listino senza corpo o con prestazioni a zero)
Report: qualora la fattura del medico venga effettuata con un report diverso da quello standard.

3 - Definizione della "settimana tipo" (Tabelle di Base >> Medici)

La definizione della settimana medico rappresenta la definizione di base che consentirà la creazione automatica dell'agenda del medico, ovvero le giornate e gli spazi orari nei quali il medico esercita normalmente la sua attività in struttura.

Procedura:

Creazione del primo periodo; cliccare su "Nuovo" alla destra del campo Periodo; verrà creato il primo periodo per il quale si definiranno i giorni e gli orari di presenza; è possibile indicare le date di validità (dal /al) per indicare a quale periodo si riferisce la settimana tipo (se non indicate sarà applicabile sempre);
Inserimento dei giorni e orari di presenza; cliccare su "Nuovo" alla destra del riquadro "Settimana Medico"; si aprirà la maschera di inserimento di nuovo orario medico

in cui occorrerà inserire tutti i campi presenti (giorno della settimana, orario di inizio appuntamenti, orario di fine appuntamenti e durata di ogni appuntamento.

Cliccare su "Salva" al termine dell'inserimento
E’ possibile creare più di un record per lo stesso giorno della settimana (vedi nell’esempio il martedì dalle 10:00 alle 12:00 e dalle 14:00 alle 18:00) a condizione che gli orari non si sovrappongano per lo stesso periodo di validità.
Orario di Fine: non rappresenta l'orario dell'ultimo appuntamento, ma l'orario in cui il medico finisce la sua giornata lavorativa; nell'esempio il mercoledì dalle 10:00 alle 12:00 con durata 30 minuti verranno creati 4 spazi agenda per appuntamenti: 10:00, 10:30, 11:00, 11:30 (che finirà alle 12:00)

Nuovo

Il tasto alla destra del campo periodo crea un nuovo periodo di validità (data da/a) - per creare un nuovo periodo inserire una data fine nel periodo precedente; alla destra alla destra del riquadro "Settimana Medico" permetterà l'inserimento di una nuova giornata di presenza del medico.

Elimina

Il tasto alla destra del campo periodo elimina completamente il periodo - occorre preventivamente eliminare tutte le giornate legate allo stesso; alla destra alla destra del riquadro "Settimana Medico" eliminerà la giornata selezionata.

Ricerca Disponibilità Stanza

Per ricercare le stanze disponibili in struttura per la giornata e lo spazio orario indicato (vedi paragrafo sotto - Assegnazione della stanza)

4 - Assegnazione della stanza (opzionale) (Tabelle di Base >> Medici)

L'assegnazione delle stanze al medico è una fase opzionale (non è necessaria per creare l'agenda del medico); viene utilizzata per:

Organizzare la disponibilità delle stanze a disposizione della struttura (funzione di Ricerca Disponibilità Stanze, stampe da Anagrafiche Stanze con l'occupazione giornaliera delle stanze)
Assegnare il Biglietto Coda con indicazione della stanza in cui recarsi (gestione del Monitor di Sala)

Impostazioni Prenotazione: controllo assegnazione stanze in anagrafica medico

Qualora si desideri gestire l'assegnazione delle stanze è consigliabile fleggare il campo in Impostazioni Prenotazioni "Controllo assegnazione stanze in anagrafica medico". Questo permetterà di verificare, al salvataggio dell'anagrafica medico, se ci sono delle giornate a cui non è stata assegnata una stanza.

Ricerca Disponibilità Stanza

Per ricercare le stanze disponibili in struttura per la giornata e lo spazio orario indicato

Procedura:

Dopo aver creato la giornata del medico, selezionare da pop-up la stanza da assegnare al medico. La pop-up mostrerà tutte le stanze definite per la struttura e se sono o meno riservate a medici;
E' possibile anche utilizzare la funzionalità di "Ricerca Disponibilità Stanze": si otterrà l'elenco delle stanze sia non occupate nel giorno/periodo indicato (Verifica = DISPONIBILE), sia le stanze occupate ma in orari diversi da quello indicato (Verifica = COMPATIBILE), sia infine le stanze occupate in orari coincidenti anche parzialmente con quelli indicati (Verifica = INCOMPATIBILE)

La funzione di Ricerca Disponibilità Stanza è utilizzabile sia dall'inserimento della "Settimana Medico" che delle "Disponibilità Extra"

5 - Definizione di "Indisponibilità" e "disponibilità extra" (Tabelle di Base >> Medici)

Indisponibilità

La scheda permette di creare delle date di indisponibilità del medico nell’ambito della sua settimana tipo o per le date inserite nella scheda “Disponibilità Extra”.

In questo caso:

se l’agenda del giorno indicato non contiene appuntamenti verrà indicata come completamente indisponibile
se invece contiene prenotazioni solo gli spazi prenotabili saranno indicati come non disponibili e l’utente verrà avvisato che nella giornata ci sono prenotazioni; la giornata verrà indicata come completa e non comparirà fra le date non disponibili

Procedura:

Da Anagrafica Medico, scheda Indisponibilità cliccare su "Rendi Indisponibile" alla destra del riquadro "Date non disponibili";
Nella pop-up "Rendi Indisponibile Periodo" indicare il periodo di non disponibilità (Data da/Data a) o la singola data (Data da=Data a);
Cliccare su "Rendi indisponibile il periodo
Nella scheda "Date non disponibili" comparirà l'elenco delle giornate in cui il medico specialista è normalmente in struttura (definite nella scheda Settimana Medico), ma che rientrano nel periodo di non disponibilità inserito.
Per eliminare la non disponibilità della giornata selezionarla (cliccando sulla casella a sinistra della giornata) e cliccare su "Ripristina Disponibilità".

Disponibilità Extra

E’ possibile creare delle date specifiche di “disponibilità extra” nei seguenti casi:

perché la data non ricade nella settimana tipo del medico
perché l’impostazione di ora inizio/ora fine/durata è diversa da quella prevista dalla settimana tipo (ad esempio perché il medico viene 1 ora prima del previsto); in questo secondo caso si evidenzia che per la data creata nelle disponibilità extra la struttura completa (orario inizio/orario fine/durata) prevale sulla settimana tipo.

Non è possibile creare disponibilità extra se la data è inserita fra le indisponibilità (è possibile invece il contrario, ovvero rendere indisponibile – magari temporaneamente – una disponibilità extra).

Procedura:

Da Anagrafica Medico, scheda "Disponibilità Extra" cliccare su "Nuovo" (Crea una nuova disponibilità Extra); si aprirà la maschera di inserimento di nuovo orario medico

in cui occorrerà inserire tutti i campi presenti (giorno della settimana, orario di inizio appuntamenti, orario di fine appuntamenti e durata di ogni appuntamento).

Cliccare su "Salva" al termine dell'inserimento

Sintesi: Priorità della struttura ora inizio/ora fine/ durata nella creazione dell’agenda medico

In base a quanto detto la stessa data potrebbe trovarsi contemporaneamente sia nella settimana tipo del medico, nella scheda indisponibilità e nella scheda disponibilità extra. In questo caso le impostazioni verranno considerate nel seguente ordine di priorità:

I- Scheda Indisponibilità

Quando una data è nella scheda indisponibilità, indipendentemente da altre impostazioni, la giornata comparirà nell’agenda con il simbolo (indisponibile) e non sarà possibile inserirvi prenotazioni.

II- Scheda Disponibilità Extra

Quando una data è nella scheda disponibilità Extra la struttura qui riportata sarà l’unica che verrà presa in considerazione per la creazione dell’agenda in quella data; in altre parole la settimana tipo non verrà considerata, anche se definita per un’altra fascia oraria.

III- Scheda Settimana Medico

Poiché la struttura qui rappresentata è quella della settimana “tipo” o “standard”, la struttura viene considerata solo se non sono state immesse eccezioni per quella data (punti I o II)

Modifiche delle schede in anagrafica medico, controlli e aggiornamenti conseguenti dell’agenda.

Inserimento di un nuovo record in settimana medico

Si aggiunge la fascia orario a tutte le agende future già create e nel periodo di validità (ad esempio perchè è una seconda fascia oraria per un giorno già definito); le giornate bloccate (perchè un altro utente stà prenotando sulla giornata) e definite anche come disponibilità extra vengono saltate (perchè le disponibilità extra prevalgono sulla giornata standard) e l'utente viene avvertito. Per le giornate definite nella scheda Indisponibilità, i nuovi spazi dell'agenda vengono creati ma in stato “Indisponibile”.

Modifica del record in “Settimana Medico” (ora orario inizio e fine e durata)

Non è possibile modificare il giorno; occorrerà eliminazione il record e procedere ad un nuovo inserimento. Non è possibile inserire un orario sovrapposto all'interno del periodo di validità.
Vengono ricreate con le nuove impostazioni tutte le agende future nel periodo di validità solo se non ci sono prenotazioni, annullamenti di orari, o modifiche manuali di orario/durata e se non ci sono altri utenti che stanno bloccando la giornata perchè in fase di prenotazione. Al termine della procedura si elencano all'utente i giorni che non sono stati ricreati.

Cancellazione fascia oraria

Non è possibile effettuare una cancellazione se ci sono giornate future bloccate da altri utenti in prenotazione per quel giorno della settimana e in quel periodo di validità e si avvisa l'utente (controllare eventualmente anche il menù Elenco giornate bloccate).
Se il periodo di validità riguarda anche il passato si chiede all'utente se desidera Eliminare anche le giornate precedenti ad oggi.
Si elencano all'utente le giornate, per quelle date di validità, con prenotazioni nella fascia che si stà per cancellare e che verrebbero spostate nella scheda “Disponibilità extra”. Se l'utente decide di continuare le giornate con prenotazioni nella fascia orario eliminata vengono inserite nella scheda “Disponibilità extra”.

Periodo di validità

Non è possibile inserire due periodi senza data inizio/data fine (è possibile inserirne uno che sarà valido senza limitazioni temporali) e la data fine validità deve essere maggiore della data inizio validità. Altri controlli non bloccanti di coerenza delle date: prima di inserire un nuovo periodo di validità se esiste un periodo senza data fine, l’utente viene invitato a impostare la data di fine validità.

Per eliminare un periodo, occorre eliminarne prima gli orari.

inserimento/modifica data fine o data inizio sul periodo

vengono fatti gli stessi controlli previsti dalla cancellazione dell’orario, solo riferiti alle agende successive alla data fine o precedenti alla data inizio che si stà impostando.

Disponibilità extra.

Per evitare incongruenze nell’agenda non è possibile modificare una disponibilità extra già creata. Occorrerà cancellarla e ricreare la disponibilità corretta. Le conseguenti azioni sulle agende create sono le stesse previste dall’inserimento di un nuovo record nella scheda settimana medico.